Öppna kalkyler i dagligvaru-
branschen

I sin strävan att bli mer konkurrenskraftiga samarbetar många företag med sina leverantörer, inte minst för att reducera kostnader som är gemensamma för båda parter. Detta kräver ofta en högre grad av transparens rörande kostnader och kostnadsstrukturer än vad man normalt sett förknippar med affärer mellan fristående ekonomiska aktörer.

När parter i en leverantörskedja utbyter information som berör kostnader (och liknande information genererad av redovisningssystemet) kallar man detta för öppna kalkyler. Oftast är det leverantören som, mer eller mindre frivilligt, delar med sig av information till köparen.

Öppna kalkyler har huvudsakligen studerats inom bil- och annan tillverkande industri men det finns idag indikationer på att arbetssättet sprider sig till andra branscher. Den här rapporten tittar på öppna kalkyler inom dagligvaruhandeln, med fokus på ICAs försök att införa öppna kalkyler i ett antal leverantörsrelationer. Rapporten består av två studier. I den första studien undersöks om förfaringssätt med öppna kalkyler skiljer sig mellan olika typer av köpar/säljar-relationer. Mer specifikt tittar vi på öppna kalkyler i förhållande till olika inköpsstrategier, vilka definieras som mer eller mindre relationella och transaktionella. Med en relationell inköpsstrategi är möjligheterna till långsiktigt samarbete viktigare än att välja den leverantör som erbjuder lägst pris. Med en transaktionell strategi, å andra sidan, är köparen mer fokuserad på just pris och är ständigt på jakt efter billigare leverantörer. Vi studerar tre företag, varav ett är ICA. I respektive företag ligger fokus på en specifik inköpskategori.

Några slutsatser är:

• Stora skillnader i hur öppna kalkyler införs och används kan noteras beroende på inköpsstrategi. I det fall som representerar en transaktionell strategi är datautbytet mer begränsat i omfattning, sker främst vid leverantörsval, syftar till priskontroll och är mer ”tvingande” eller konfliktorienterat till sin natur. Vid en mer relationell strategi är syftet att identifiera gemensamma förbättringar för kostnadsreduktion. Därför är utbytet mer omfattande och mindre konfliktorienterat.
   
• Skall arbetssättet med öppna kalkyler bli framgångsrikt måste sättet på vilket man arbetar med öppna kalkyler stämma överens med den inköpsstrategi man har för en viss produktkategori eller leverantörsrelation. Ett mer ”tvingande” eller konfrontationsinriktat
  angreppssätt fungerar sannolikt inte om man har som avsikt att utveckla en långsiktig och samarbetsorienterad relation.

I rapportens andra studie tittar vi på själva införandet av öppna kalkyler, den s.k. implementeringsprocessen, denna gång med fokus på ICA och fyra av ICAs leverantörer. Bland annat finner vi följande viktiga hot mot implementeringsprocessen:

• Brist på långsiktigt stöd från företagets ledning – både hos leverantör och köpare – samt knapphändig resurstilldelning
   
• Brist på utvecklade arbetsprocesser hos köparen (som är den part som måste driva projektet framåt)
   
• Misstroende mot köparens intentioner rörande användande av information
   
• Brist på förtroende rörande köparens förmåga att konstruktivt använda data
   
• Avsaknad av mekanismer för att hålla köparen till svars för hur utbytt data används
   
• Avsaknad av enhetlig inställning till öppna kalkyler och närmare samarbeten bland personalen, både hos köpare och säljare
   
• Krock mellan kortsiktigt, konflikorienterat beteende i samband med dagligt utbyte (t.ex. hårda prisförhandlingar) och avsedd långsiktig nytta av gemensamma effektivitetshöjande åtgärder (stödda av öppna kalkyler)
   

Avslutningsvis presenteras några rekommendationer rörande implementering av öppna kalkyler i praktiken. Utgångspunkten är tre olika syften med öppna kalkyler, vilka ställer delvis olika krav på köpare och leverantörer:

1. Öppna kalkyler för gemensamma effektivitetsförbättringar är det mest ambitiösa syftet och kan avse förbättringar rörande produkter, produktionsprocesser, administrativa processer, logistik mm. Detta arbetssätt är ofta resurskrävande och förutsätter vanligtvis att både köpare och leverantör tillsätter grupper av specialister. Saknas kompetens hos leverantören kan köparen behöva hjälpa till att utveckla denna. Om köparen saknar kompetens angående leverantörens processer kan betydande resursförstärkningar i form av nyanställningar krävas. Detta arbetssätt förutsätter därför betydande potentiella kostnadsbesparingar för att alls övervägas. Dessutom krävs en
   relation som stödjer nära samarbete då partnerna kan komma att behöva anpassa sina verksamheter till varandra.
    
2. Öppna kalkyler för fördelning av kvantiteter mellan olika leverantörer innebär ofta mer begränsat samarbete. Då volymförskjutningar främst är avsedda att generera skalfördelar tjänar öppna kalkyler huvudsakligen till att hjälpa köpare och leverantörer att utveckla modeller för fördelning av de värden som skapas. En förutsättning är dock att leverantörens kalkylsystem är så utformat att meningsfulla kostnadsdata
   faktiskt kan presenteras. Är så inte fallet kan gemensamt utvecklingsarbete krävas. Här krävs också att leverantörens affärsenhet inte enbart utvärderas på vinstmarginal, eftersom denna sjunker då priset per enhet justeras neråt vid ökande volym.
    
3. Öppna kalkyler för prisreglering kräver relativt låg grad av samarbete mellan köpare och säljare och kostnadsdata presenteras främst i samband med offerering. Även vid omförhandlingar av pris och vid förhandling om tilläggstjänster kan öppna kalkyler vara ett viktigt verktyg för köparen att försäkra sig om att ”rätt” pris betalas. Öppenhet kan dock också komma leverantören till godo då kostnadsdata hjälper
   parterna att undvika missförstånd som kan bli kostsamma i längden. En avvaktande inställning kan trots detta förväntas hos många leverantörer, inte minst när de vill ha betalt för immateriella poster som investeringar i varumärke och liknande, vilka köpare ofta är mindre benägna att acceptera. I sammanhanget prisreglering kan öppna kalkyler ofta tillämpas även vid lägre inköpsvärden, även om förutsättningen kan vara hård konkurrens mellan leverantörer, och att köparen har ett flertal leverantörer att välja mellan.

Faktaruta

Rapporten Öppna kalkyler i dagligvarubranschen bygger på resultat från forskningsprojektet Butiken som marknadsplats – Effekter på strategier för varuförsörjning.

Projektledare: Björn Axelsson, professor vid Handelshögskolan i Stockholm.
Övriga projektdeltagare: ek dr Henrik Agndal och ek dr Ulf Nilsson, forskare respektive gästforskare vid Handelshögskolan i Stockholm.

Ladda ned rapporten eller en sammanfattning uppe till höger på sidan

För att se fler rapporter från Handelns Utvecklingsråd klicka här